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浅谈改善通信工程《监理日记》记录模式的必要

浙江华讯通信工程监理有限公司
金俊  徐建良  宋安民
摘要:传统《监理日记》的模式已经不能适应监理发展的需要,如何改变和操作,以适应监理向项目管理的逐步过渡。本文根据笔者的实践,试图把监理日记与办公自动化的发展方向结合起来,以提高监理企业和人员的竞争力。
主题词:现场管理  监理日记
现场,就是指企业为顾客提供监理技术服务以及与顾客交流的地方,在此过程中发生的一系列管理行为,即为现场管理。对监理企业而言,建设现场的活动是靠监理工程师和监理员来完成的,他们在现场的表现直接体现了企业的文化和员工的业务素质;而监理日记恰恰是他们现场工作的真实记录,也是管理者对现场监理人员业务能力考核的重要依据。
监理日记是专业监理工程师、监理员日常监理工作的重要组成部分,其内容反映了监理人员日常的具体工作情况;是现场工程施工质量、进度及其他影响因素的真实记录,是贯穿整个监理过程的经常性工作。
一、传统《监理日记》记录模式面临新形势的挑战
自开展通信工程建设监理以来,大部分监理单位都采用书面形式,即通过监理日记本对日常监理工作进行记录,这一传统的记录方式有如下特点:

1.以纸张作为记录载体,门槛较低,无论年轻同志还是老同志均能接受并使用。
2. 记录的版面、字迹等受记录格式的影响较大。每个人的字迹、记录喜好等都截然不同,有些同志的字迹只有其本人才能看懂,不便于交流和管理者的检查。
3. 由于受纸质载体的限制,记录内容只能以简单的文字为主,无法包含图片等信息,因此在很多时候不能直观的说明和反映现场情况。
4. 记录内容不透明,缺少公共监督。存在记录不及时,事后补记的现象,客观上存在编造的可能,容易流于形式,记录质量和真实性大打折扣,影响管理者对员工考核的权威性。
5. 检查管理难度较大。通信工程建设的特点是点多面广,现场监理人员也相应派驻在工程建设的各个区域,给管理者及时获取各类信息带来一定难度。
6. 日记本容易发生丢失或损坏,不便存档。一旦监理日记本发生丢失,那么意味着之前记录的所有数据也将全部消失。
7. 按照监理信息管理的要求,监理日记是客观的、可追溯的文档资料应予以保存和归档。但在实际操作过程中,还存在资源利用率不高的问题:

1)纸质类文档的归档及管理需耗费不少人力物力;
2)实物的归档需要占用一定的贮存空间;
3)不利于今后资料的查阅和共享。
随着监理规模的不断扩大,企业管理水平的不断提升,以及新形势下各业主单位提出的新要求,我们认为传统的以纸张作为记录载体的监理日记记录模式存在诸多弊端,已不能适应现代化监理企业的发展要求,必须予以改善,从而更好的实现监理信息的采集、处理、存储及共享。
如何改善监理日记的载体和记录方式,使其既能作为通信建设工程的真实记录和见证,又便于管理者的随时检查和总结。我们通过公司各个部门的集思广益和试验,通过引入Microsoft Office OneNote 2007这一软件,对《监理日记》的记录模式及内容进行了全新的改版。
二、《监理日记》记录模式采用Microsoft Office OneNote 2007记录的条件:
1.
以Office应用软件为基本操作工具,需要监理日记记录者具备一定的计算机基础应用能力。
2. 监理人员必须配备电脑和数码像机,电脑间应通过网线接入公司局域网或Internet。

三、《监理日记》记录模式改版后的优势:
1.
美观实用、简洁明了的电子日记记录窗口,与Word相类似的操作界面,强大的文字、图片编排功能。以Office OneNote为记录载体的监理日记,可以真正做到格式统一,成为每个人都能看懂的监理日记。(见附图一)
2. 记录内容非常丰富,可包含文字、表格、图片、视频等几乎所有的记录媒体,具有记录操作简单高效、记录内容直观明了的特点。
3. 真实的还原工程现场施工情况。每个人的记录内容均与服务器同步,记录内容是全公开的、透明的,每一个人的监理日记都可以接受本部(甚至公司)所有人员的查询和共享。由于这种实时的、透明的相互监督机制,大大提高了记录的真实性和实时性,杜绝了记录不及时、事后补记的现象。
4. 日常检查简单,管理方便。管理者可在任意时间,任意地点对所有的监理日记进行查询,实时掌握工程建设信息,前提只需一台电脑和一根网线,完全打破了传统监理日记检查的时间、空间限制,极大的提高了管理者的管理效率。(见附图二)
5. 不必担心数据丢失,所有记录内容均可永久存档。监理日记将在服务器及个人电脑中同步备份,大大降低了发生数据丢失的概率。而电子文档的保存及归档工作则较传统的纸质文件归档简易的多,可采取定期将监理日记记录数据刻录成盘的形式予以保存。以30个人的项目部目前的监理日记信息量为例,4张7.95G的DVD9光盘即可容纳整个项目部全年的监理日记信息。由于记录内容全部以电子文档的形式保存,日后如需查阅调用资料,也非常的方便。
6. 实用的信息搜索功能,只需输入关键字,即可立即搜索出所有人员全年监理日记中包含的相关内容。

通过上述两种记录模式的比较,我们可以看出由于Office OneNote具有简单易用、管理高效等特点,其记录模式明显优于传统记录模式。实行新的监理日记记录模式,不论是对操作者还是管理者都将是一个很大的促进。
另外,办公自动化和无纸化办公将是未来的发展趋势,我们的一些主要客户也正在全面推行无纸化办公,监理企业应与时俱进,努力改善办公条件和监理手段,从而适应建设单位对工程项目管理的新要求。


附图:1Microsoft Office OneNote 2007版《监理日记》举例
 


附图:2Microsoft Office OneNote 2007版《监理日记》管理框架图